新人サキの業務改善ブログ

　
こんにちは。
　
週の真ん中水曜日。
　
お休みしているかたもたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。
　
　
さて、業務改善のために創意工夫をする、なんてよく言いますが
この言葉、何を指すのでしょうか。
　
　
創意：意図を作り出す
　
工夫：技、技術
　
２つの語には、上のような意味があり、
　
業務改善のときに使う創意工夫は、
どちらかと言うと「工夫」がメインに使われているような気がします。
　
目的、目標を明確にすることと比較して、とてもわかりやすいですよね。
　
目的が伴わなくても、何かをやっていることで
業務改善が行われているような気がしてくるから。
（これは、わたしもよくやってしまいがち。。）
　
　
業務改善をしたいという意図はありますが、
目的意識のないままでは、いつもと同じ、単純な作業になってしまいます。
　
これでは、業務改善の糸口さえ見つかりません。
　
　
「工夫」も必要だけど、「創意」の部分も大事ですよね。
　
創意工夫をする。
何をするのかという目的を与えてあげること、
それが効率化なのか、原価を下げることなのかはその時々のマーケットしだい。

　
今、手がけている業務に、どういった変化を与えたいのか、
それを明確にすることから、業務改善は始まるのです。
 

　
こんにちは。
　
今回は、パソコントラブル（？）について。
　
またまた私のパソコンネタで申し訳ないのですが、
私の家のパソコン「レイモンド」がまぁ調子がおかしい…。
　
プログラムを複数立ち上げても、
操作不能の状態になるのがちまちまとあります。
↑何らかの理由で、プログラムが操作不能になったり、
異常をきたすことを、「ハングアップ」といいます。
　
作業中に、マウスやキーボードからの入力をまったく受け付けなくなったり、
突然プログラムが終了してしまうハングアップ。
　
　
プログラム自体の誤動作や、周辺機器のトラブルなど、
原因はさまざまだそうです。
　
　
まぁ、ここであわてることはありません。
　
Windows自体が操作不能な状態にならない限り、
ひとつのプログラムがハングアップしても大丈夫。
　
パソコン上で、複数のプログラムが動いている場合は、
「タスクマネージャー」を使って、ハングアップしたプログラムのみを
終了させれば、ほかのプログラムをそのまま使い続けられます。
　
タスク マネージャには、現在コンピュータ上で実行されているプログラム、
プロセス、およびサービスが表示されます。
　
タスク マネージャを使用すると、
コンピュータのパフォーマンスを監視したり、
応答していないプログラムを終了したりできます。
　
　
タスクマネージャを起動するには、キーボードを使う操作が一般的。
　
「Ctrl」キーと「Alt」キーを押しながら「Delete」キーを押すと、
　
［Windows タスクマネージャ］が起動します。
　
タスクバーを右クリックして［タスクマネージャ］
メニューを選んで起動することもできますよ。
　
操作手順は、操作できなくなったプログラムを選択して
「タスクの終了」ボタンを押せばOK。
　
リストからプログラムが消えたことを確認してから
「×」を押してタスクマネージャを終了します。
　
　
編集中のデータは、保存されてなければ消えてしまいますが、
パソコンのプログラム全てが止まるよりはいいかと思います。
　
　
では、また水曜に！

　
こんにちは。
　
昨日は、事務作業の時間があっても、
その時間ををもっと効率化をして、
「人」しかできない仕事をしたほうがいいのではないか、
というお話をしました。
　
確かに、業務改善によって仕事を効率的にして、
残業を減らしたい！と考えている方も多いでしょう。
　
　
でも、いざとなると、改善を考える時間がない！！
という状況にあってしまうことはよくあります。
　
　
では、どうやってその時間を搾り出すのか。
　
それは、やらなくていい仕事を探すこと。
「じゃあやらなくていい仕事は何か？」という疑問が湧き上がります。
　
私が今取り組んでいるのは、タスクリストやタイムシートを作成すること。
　
その日１日を過ごして、
一つ作業が終われば、その作業とかかった時間を書き出します。
　
入力内容や、記載内容は、
手帳のように、仕事の開始時間・終了時間も含め、
その日１日の作業を時系列で書き出してもらいます。
　
　
もし、みなさまが部下を持つマネジメントのポジションについているのなら、
部下にエクセルか、A4のメモ用紙に手書きでもいいので、
１回提出してもらったほうがいいでしょう。

出来れば、作業場所・関係者（１人/上司/部下/お客様など）
コミュニケーション方法（電話/対話/メール）など、作業の内容を
事細かに分類してもらったほうが、分析がしやすいかもしれません。
　
提出してもらったら、
次の日に部下と一緒に◎:必要、△不要かもしれない、
×不要（または時間をかけすぎ）など印をつけながら考えていきます。
　
△・×のついた作業の部分だけ、この作業はこれからやらない、
この作業の時間をどうやったら短縮できるか、を相談します。
　
　
私は最近、あるデータを紙に書き出してから、
パソコンに入力していて、
　
結局入力するんだったら、最初からパソコンに入力すればいいじゃーん。
　
　
と判断し、その作業は省きました。
　
　
これを１ヶ月くらい続ければ、だんだんと時間が取れるようになってくると思います。
　
　
まずは、十分な時間の余力をつくりましょう。

　
こんにちは。
　
　
３月も終盤、４月になれば、私も新人ではなくなるそうです。
　
じゃあ、このブログのタイトル「新人サキの業務改善日記」の
「新人」を取らなければいけませんね。
　
さびしいものです。。
　
なんて勝手に思っている今日この頃。
　
　
「うちは、今はプランナーが事務処理をする余裕があるので
　パソコンを使わなくても大丈夫」
　
というお声を聞いたことがありました。
　
　
うーん。
　
事務処理をする余裕がある。。
　
　
うぅーーーん。。。
　
　
その余裕があるのであれば、
事務処理とは違うことに時間をかければいいのに、
と思うのは私だけでしょうか。。。
　
だって、事務処理をする余裕があるんだったら
　
事務処理をもっと短縮すれば、もっと時間に余裕ができるし、
今まで以上に、ミーティングや商品開発など
もっと「人」しかできない仕事に回したらいいのになぁーと思ったわけです。
　
人にしか出来ない仕事、もっともっと増やして行きましょう。

　
こんにちは。
　
　
最近、私のパソコン（通称レイモンド）のハードディスクが悲鳴を上げています…。
　
「Cドライブ（ハードディスク）の空き容量が足りません」と泣いています。
　
「空き容量が最低●●Mバイトなければ、コンピュータに異常をきたす可能性があります」
　
　
うーん、これはマズい…。
　
　
なんせ、レイモンドはうちに来てからもう5年目。
　
ただでさえ容量が少ないのに、大学時代のころから
私がむやみやたらに入れたソフトやらなんやらのおかげで
大変だったに違いありません（反省）
　
　
私はまず、マイドキュメントの整理から始めることに。
　
マイドキュメントは、個人用のデータを保存する標準的な場所であり、
おそらく多くの方々がマイドキュメントに色々なファイルを保存しているでしょう。
　
　
マイドキュメントに画像やら音楽やら色々なデータを詰め込んでいくと、
いつしかCドライブの空き容量が少なくなってしまいます。
　
　
こうした状況を防ぐために、比較的大きなサイズのドライブに、
マイドキュメントを移動すればいいのです。
　
※「ドライブ」とは、メディアを動かす装置のこと。
　　Cドライブ…ハードディスクを動かす装置
　　Aドライブ…フロッピーディスクを動かす装置
　　など、種類は様々です。
　
　
私は、データ保存用に割り当てられている、
Dドライブにマイドキュメントの中身を移すことに。
　
　
フォルダの変更は簡単です。
　
　
デスクトップ上か、スタートメニューにある
「マイドキュメント」を右クリックして、　
「プロパティ」を選びます。
　
　
「ターゲット」タブを開き、「ターゲットフォルダの場所」の「移動」ボタンをクリック。
　

　
　
　
ここに変更後のフォルダを指定して、OKを押せば
現在のフォルダから新しいフォルダへマイドキュメントの中身を移すことができます。。
　
　
さてさて、これでレイモンドの中身は比較的余裕を持たせることができましたが…
　
　
そろそろ新しいパソコンを買うか、ハードディスクを交換しなきゃ。。
 

　
こんにちは。
　
　
もう木曜日ですね！
↑先週も言った。
　
　
ついこの間バレンタインだと思ってたら
もうホワイトデー過ぎましたからね。
　
さて、業務改善を行うについて、一番足かせとなるのは
今までのやり方・制約。
　
それをどう乗り越えていくかが鍵。
　
本来、業務改善というものは、自分たちの仕事のやり方を少しでも
変えていくという感覚で取り組まなければならないもの。
　
　
そこに、今までのやり方という固定概念を切り崩すためには、
要は何をしたいのかを常に明確にしていることが必要です。
　
　
　
業務改善を行いたい！
　
↑なぜ行いたいのか。
　何を目的にしているのか。
　
　
それを踏まえた上で、何をしたらいいのかを考える。
　
　
目的を明確にしていないままでは、
　
「とりあえずやってみたけど行き詰ってしまった…。」
　
という考えになりかねません。
　
　
何事も、目的がハッキリとしていれば、
それに向かうための道筋がいくつか見えてきます。
　
　
そのいくつかの道筋の中から、
現状よりもより効果的な改善方法がある場合は、できるだけ早めに切り替えることです。
　
　
はい、今日のポイントは
　
・目的を常に明確にする
・固定概念を切り崩す
　
の２点です。
　
　
また来週！

こんにちは。
　
　
春風が吹く季節になりました。
　
事務所の中も、この間まで必須だったカーディガン無しで過ごすことができ、
お昼すぎには、心地よい気温に。
　
そうなったら、もちろん眠気との戦いになります。
負けられない戦いが広がるわけですよ。笑
　
まぁ、大半は負けてしまうんですけどね。。
　
さて、前置きはこの辺にして、
システム化とIT化は、イコールになると思いますか？
　
弊社が「システム」と呼んでいる婚礼・宴会システムサムシングフォーの意味合いと、
http://www.something4.jp/something4.html
　
　
一般で言う「システム」という言葉は、少し異なるような気がします。
　
弊社の早朝勉強会で使われている本で、
システムという言葉について、著者なりの解説があったので、
ここに載せておきます。
　
　
————————————————
 
「仕事のできる人の心得」（小山昇著）P90より抜粋
　
【システム】
　
　誰がやっても一定以上の成果を上げることのできる、
　仕事のやり方の仕組みのことです。
　気分で変わらないもの。
　最初から存在するものではなく、仕事を進める過程で、
　試行錯誤の中からつくりだされる確率のことです。
　常に使いやすいように変えていくものです。
　
————————————————
　
　
確かに、SE（システムエンジニア）という、ITに関わる肩書きを持つ職業もありますが、
「システム」という言葉は、「仕組み」
　
単に仕組みというわけではなく、
継続的に、成果、結果が導かれる。
　
すなわち、その仕組みを作っておけば、どの人も、ある一定のレベルまでの業務はこなすことのできる、ということ。
　
　
ある一定の安定した成果を取るために（システム化するために）、
IT（コンピュータシステム）を導入する。
　
システム化のために、IT化をする、ということであって、
双方はイコールというわけはないと思うのです。
　
　
このことを認識しているかしないかで、
改善方法に大きな差が生まれるのかな、と思うのは、私だけでしょうか。
　
　
今日は、ちょっと難しい（私も、自分で書いていて難しい）
　
システム化・IT化のお話でした。

　
こんにちは。
　
週末は心行くまで寝たというのに、
月曜日はなぜかとても眠いサキです。
　
いや、この間ね、
　
　
大量の紙の資料をスキャンして、PDFにしてくださいとの依頼が。
　
スキャンをして、「いきなりPDF」というソフトでPDFにしたのですが、
横の資料をPDF化したら、なぜか縦で表示される。
　
　
設定を変えたと思っても、縦に表示される。
　
何度やっても、縦に表示される。
（↑サキ、だんだんイライラしてくる）
　
もう辛くなったので、必殺技「エンジニアに相談」を使いました。
　
すぐに、回転するソフトを探し出してきてくれました。
http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se334308.html
　
　
そうですよね。
調べなきゃいけないですよね（泣）
　
そして、無事PDF化が終了したわけですが、
「こうしたいけど、うまく出来ない！」と困ったとき、
探してみると、結構便利なフリーソフトがたくさんあります。
　
ちょっとメモを取りたいときのための「ちょいメモ」や
http://wind-master.dip.jp/soft-info/item/58
　
　
圧縮ファイルを解答するソフト「Lhaplus」
http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se169348.html
　
　
パスワードをうっかり忘れてしまったときに便利な「パスみえ2000」
http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se194796.html
　
　
さまざまなソフトが
　
Vectorや
http://www.vector.co.jp/
　
窓の杜などで検索・ダウンロードできます。
http://www.forest.impress.co.jp/
　
　
フリーソフトは、パソコン初心者さんにも使いやすいソフトがいっぱいなので、何かに困ったときに役に立ちますよ。

　
こんにちは。
　

「もう木曜日か。なんか今週は時が過ぎるのは早いなぁ。」
と、今日朝起きて、驚いてしまったサキです。
　
　
さて、昨日お話したWBSのメリットについてまたお話していきます。
　
　
昨日は、WBSについて簡単に説明させていただきました。
　
　
WBSとはプロジェクト全体を細かい作業に分けて考え、
全体の日数から、各作業の日にちを洗い出し、計画を立てること。
　
　
この計画の立て方で、成約から挙式日までの準備期間の計画を立てると
より効率的に仕事が進むのではないでしょうか。
　
　
「時間を決めずに、ただ漠然と作業１が終わったら、作業２をする
　という過ごし方だと余裕を持って仕事ができない！」
　
　
１日の中でも、でも常に計画を立てて仕事をするのだー
　
そして、決められた時間の中で効率的に作業を終える方法を考えるのだー
　
　
と、入社当時から言われてきました。
　
　
だから、手帳はバーティカル式のを選び、
何時から何時まで、この仕事をする。
　
と、時間割りのように１日を区切っています。
　
　
そしたらね、この進め方が割りに合っているのか
結構時間をうまく使えるようになったんですよ。
　
業務改善とは、考え方の改善からなのだな、と思いました。
　
　
あ、ちなみに、三輪が書いた小冊子
　
「件数と売上を伸ばす
　　　時間割り仕事術 ５つの秘策」にも
　
このことが少し書かれているので、
よろしければ読んでみてくださいね。
　
 

　
　
こんにちは。
　
　
WBSってご存知ですか？
　
WBS（Work Breakdown Structure）とはプロジェクトマネジメントで計画を立てる時に使われる手法の一つで、
プロジェクト全体を細かい単位に分割していく構成図のこと。
　
　
カンタンに言えば、プロジェクトを作業別に書き出して、
「この作業は、このくらい日数がかかるかな～」と想定して全体の日数を出す。
　
「よし、○日から●日まで、この作業をする！」と計画を立てること。
　
頭で考えるだけではなく図として表示することで、
作業の見える化をおこなうのです。
　
エクセルなどを使うとわかりやすいかもしれません。
　
　
今、弊社ではこれを徹底しています。
　
では、なぜWBSが必要なのか、メリットをご説明。
　
　
一つは、作業の全項目を洗い出して共有することによって、
作業の漏れやリスクを防げます。
　
見える化させれば、作業の進み具合も自分でキチンと把握できるし、
進捗状況の報告もカンタンにできる、
　
何より、上司が部下のスケジュールを把握しやすくなります。
　
　
今日は大まかなところを説明しました。
　
明日は、私なりに応用した形でお話したいと思います。
　
　
では、また明日！