カレンダードリブン(Calendar Driven)

「いつか」はいつまでたってもやってこない

to_do_list_356x478普通のやることリスト(To Do List) のほとんどは「できないことリスト」になってしまう という記事で書いたが、「いつやるか?を決めていないことは実行されない」ものだ。

「やらねばならない」と解っているのに、あるいは「やると決めたはず」のことなのに、なかなか実行できない人の多くは、「やらねばならない」事をいつやるか?という問いに対して、次のような回答を出しているものだ。

「いつかやろう」
「時間ができたときにやろう」
「今忙しいから、暇ができたら・・・」

残念ながら、「いつか」は絶対にこない
かわいそうだけれど、1ヶ月経っても「時間」はできない。
「暇ができたとき」が、倒産した時でないことを願います・・・。

昔から「時間は作る」ものだと教わる。

「作る」という言葉からは、1日に24時間しかないのに、あたかも25時間に増やすかのように感じるかもしれない。

しかし、物理的に人に与えられた時間は等しく1日あたり24時間しかない。

これはどうやっても増やすことはできない。

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時間を「作る」とは、実はシンプルで「○時○分~□時□分まで、△△する時間に定める」と決めるだけだ。

実はやるべきことはたったこれだけ。

もちろん、その時間に実行すると決めたということは、裏を返せば、その「決めた時間には他のことはしない」ということ。

つまり「やることを決める」のと同時に「やらない」ことを決めているということだ。

まさに、「捨てる」ということであり、「”やる”か”やらない”かの2者択一」だから時間を決めると言うことは戦略を定めるということと同じだ。

さて、確保した時間を使って、予定していた作業が完遂できないこともある。

その場合でも、決めた時間内で終わらなかった場合は延長してはいけない

「○時○分~□時□分まで」にやると決めたということは、「○時○分~□時□分」以外の時間は「やらない」という意味だ。

行動は戦略に従う必要があるから、作業が終わらなければ作業を打ち切らねばならないのである。

それでは終わらないじゃないか!

という人がいる。

終わらなかった場合、作業は打ち切るが、即座に続きをいつやるのかを決めるのである。

自分のスケジュール(カレンダー)を即座に確認し、続きを、何月何日の何時から何時まで行うのかを決め、記録するのだ。

アナログで管理するなら、手帳にすぐに書き込む。

デジタルで管理するなら、デジタルツールに入力する。

そうすることで、確実に時間を確保することができるのだ。

スケジュール(カレンダー)を常に傍らに置く!

calendarこのように、とにかくやることを決めたら、いつするかをスケジュール(カレンダー)に落とし込む。

To Do List を作るなら、そのリストに記載されているタスクをすぐにスケジュール(カレンダー)に入れてしまうのである。

これを実行するためには、自分のスケジュール(カレンダー)に記録することが必要だ。

そして、そのスケジュール(カレンダー)を常に手元で見ることができるようにすること。

これが重要である。

スケジュール(カレンダー)を手元に置かずに仕事をすると、何かあった時に、時間を押さえることができない。

時間を押さえることができないと、実行できないから、確実に遂行するためには、スケジュール(カレンダー)に常にアクセス、管理できる状態にしておけば良いのである。

スケジュール(カレンダー)を常に傍らにおいて仕事していると、中断せねばならない時刻を見ながら作業をすることができる。

これで、タイムマネージメントが進む。

また、しなくてはならないことは、すぐにスケジュール(カレンダー)に落とし込むことで、いちいち、「ええっと、何をしないといけなかったのか?」と思い出したり、考えたりする必要がなくなる。

全てスケジュールに記録されているので、スケジュール(カレンダー)を見ればよいのである。

これによって、頭の中に無駄な記憶領域を確保する必要がなくなるし、思い出すための時間、考えるための時間を大幅にカットできる。

無駄がなくなることで、効率が上がるから、様々な仕事の生産性も上がり、同じ1時間で実行できる作業量も増大していく。

筆者はこのようなスケジュール(カレンダー)を手元に置いて、常にタスクをタスクリストの状態ではなく、スケジュール(カレンダー)に落とし込んでしまうやり方を「カレンダードリブン Calendar Driven」と名付けている。

To Do List は不要になるし、確実に進めていくことができる仕事術なので、多くの人にお勧めしている。

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岡本 興一

クライアント経営者からは「カウンセラー」と呼ばれている自称「IT活用コンサルタント」。 ホームページ制作の依頼があっても、経営改善のための社長カウンセリングが始まり、なかなか制作が始まらないということで有名。 1971年生まれ。国立大阪大学工学部卒業。 ネットとITに詳しい経営者のサポーターで、仕組み作りのプロフェッショナル。 PHS販売数日本一の通販サイトや、圧倒的な売上を作るホテルのサイトなど多数プロデュースし、インターネットやITを経営に役立てるためのノウハウを常に仕入れ、実践しているだけでなく、経営に関する様々なノウハウ、メソッドの研究を行っており企業の「戦略」策定能力には定評がある。 保有資格:ITコーディネータ / CompTIA e-Biz+ / TCAE /公認情報セキュリティ監査人 / 情報セキュリティアドミニストレータ / CSMS(米国SEW認定SEO/SEM スペシャリスト)など多数
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