KITANO CLUB様 導入事例

導入背景と狙い

サムシングフォー

システムを導入される前まで、どのように業務を行っていましたか?

向山様

『お客様のデータなどの管理と会場の予約は、（紙の）台帳などを使って管理していました。お見積りや精算書は、エクセルで作成したフォーマットを使用していました。』

サムシングフォー

当時、改善したい又はスリム化を図りたいと思っていたのはどのような点ですか?

向山様

『実は、システムの導入を決めた2007年4月の時点では、「今すぐシステムが必要」という認識はありませんでした。
ですが、これから目指す年間件数を獲得した場合、「ゆくゆくはシステム導入も必要になんだろうな」という思いはありましたね。婚礼・宴会システム「サムシングフォー」のお話を聞いたのは、ちょうどそのように感じ始めたころでした。』

サムシングフォー

どんなことを、システムに期待されていましたか?

向山様

『会場の予約台帳（紙）がなくなるので、画面上で管理がしやすくなるだろうという点に加え、エクセルで作成していた見積もり書作成や精算管理もシステムでできるので、売上管理も含めきちんとできる点にも、期待をしていました。』

導入による効果

サムシングフォー

システム導入後、業務が改善またはスリム化しましたか?

向山様

『システムの使い方については、スタッフによってスキルが異なりますが、使いこなせるようになったスタッフからは業務のスピードアップに繋がっているという声も聞いています。
また、管理側の私の立場から見ると、全体の把握がしやすくなり透明度が増したと思います。』

導入のポイント

サムシングフォー

婚礼・宴会システム「サムシングフォー」の導入を決められたポイントをお聞かせください。

向山様

『初期費用が低価格だった点、そして、インターネット環境さえあれば、どこででも情報を見られる点に、魅力を感じました。
また、普通のシステム会社が作ったものではなく、プランナーの経験がある方がプランナーの視点で作られたものなので、お話をするときも、業務のより深いところまで理解してもらえるという点にも期待をしていました。』

導入の経緯

サムシングフォー

導入いただいたときは、お忙しい中準備を進めていただき、システムの設定は1ヶ月半ほどで完了させていただきましたね。

向山様

『実際に導入を経験して、新しく開業される会場であれば、開業準備とともに1ヵ月半ぐらいで準備できるのではないかと思います。
すでに営業をしている会場の場合は、システム設定と既存データの登録など並行業務になりますので、もう少し余裕をみて準備期間を設定されたほうがいいのかな、と思います。』

サムシングフォー

紙の会場予約台帳などからシステムへ切り替えたとき、どのような点に気をつけられましたか?

向山様

『たとえば、会場予約の場合、台帳とシステムを併用している期間が長いと、台帳には書いたけれども、システムには入力していない、というミスが発生する可能性があります。
そういうことが起こると、システムを入れた意味がありませんし、管理側の私たちも、台帳とシステムを二重にチェックしなければならず、作業が増えることになります。

そこで、なにか思い切ったことをしなければシステムへ切り替えられないと思い、スタッフには「今週末までは、台帳とシステムを併用しますが、来週からは、台帳はやめます！」と宣言し、一定の併用期間を設けた上で、期日がきたら、台帳を隠してしまいました。』

サムシングフォー

えっ!隠してしまったんですか?

向山様

『はい。隠してしまいました。（笑）
システムを使わざるを得ない状態を作り出したので、結果的に会場予約のシステム移行が、スムーズにできたのだと思います。』

導入後の保守について

サムシングフォー

導入後の保守体制について、ご感想をお聞かせください。

向山様

『本来は、保守サポートが必要ない状態が一番よいと思うのですが、確認や問合せをする場合、お客様との打ち合わせ後事務処理をするため、問合せする時間も夜が多くなります。遅くまで電話対応をしてもらえると助かります。(※1)』

※1 サムシングフォーは、平日、休日関係なく、毎日9:00～22:00まで電話サポートをしています。

サムシングフォー

プランナーの皆様に、安心してお使いいただきたいと思い、今の時間設定にさせていただいています。「助かる」とおっしゃっていただけるととてもうれしく、「これからも、しっかりサポートをさせていただけるように努めなくては・・・」と感じます。これからも、どうぞ宜しくお願いします。本日は、お忙しい中、ありがとうございました。