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時間割仕事術の導入でスッキリ!(2014年01月21日)

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トミカ 787エアポートセット (ANA)今日は久しぶりの出張で長時間の移動を予定しているため、どんな本を持参するか、昨日から選ぶのが楽しくなっている岡本です。

 

今回の移動は飛行機とバスがメインで移動中にPCを使った仕事ができないため、読書に充てようと思っているのですが、読みたい本がいろいろあって、選ぶのに苦労しています。

 

あれもこれもと入れると重すぎるし、薄い本だとすぐに読み終えて時間が余るし・・・

 

でも、この時間って結構楽しくて好きです。

 

寒い日が続くようですが、気合いを入れてこちらを。

 


今日も手帳活用術でご紹介した内容について、もう少し掘り下げてご説明します。

 

手帳は目標達成のためにこそ存在する(2014年01月08日)

 

4.実施すべき行動を、いつやるのかを、スケジュール化、手帳に記載する

 

花嫁の時間割 (角川文庫)仕事量が多い人ほど忙しくしているのに確実に仕事をこなしているもの。
逆に、担当している仕事の量は少ないのに、なかなか仕事が終わらず、深夜残業が当たり前となっている人もいます

 

この違いを生み出す要素の一つが時間管理の方法と言われます。

 

時間管理はビジネスマンの基本と言われますが、時間管理をすることによって、意思決定スピードが上がり、様々な仕事をバンバン片付けることができるようになります。

 

このメールマガジンでは、その達成手法として「時間割仕事術」を推奨していますが、その方法について改めてまとめたいと思います。

 

さて、スケジュールを立てようというと、「先のことはわからない」「何が起きるかわからないので、計画できない」という反論をする人がいます。

 

実はこの考え方こそが、大きな間違いです。

 

先のことはわからないのではなく、「決めていない」だけです。
そして、計画できないのは「決めていない」から計画できないのです。

 

時間割仕事術の基本は、1日の仕事時間を学校の時間割のごとく、分割した上、時間に仕事を割り当てるという方法です。

 

人間工学分野の研究によって、だいたい90分程度を一つのくくりとするのが最も集中力が持続し、生産性が高いと言われているようです。

 

(例)
 1限目 : 9:00~10:30
 2限目 :10:30~12:00
 3限目 :13:00~14:30
 4限目 :14:30~16:00
 Buffer1:16:00~17:30
 Buffer2:17:30~18:00

 

例のように、1日の時間を分割しておきます。
手帳には、この時間割の分割をはじめにしておきます。

 

つぎに、列挙した実施すべき行動を、この時間割にあてはめるため、時間割で定めた時間(例の場合は90分)単位になるまで、その行動を分割します。

 

例えば、実施すべき行動として「結婚情報誌に広告を掲載する」というものが上がっていたとしたら、その行動をさらに分割します

 

例:
・掲載号を決める
・訴求ポイントを明確にする
・訴求ポイントにあわせて必要な写真撮影を行う
  ・撮影スケジュールを決める
  ・撮影費用の予算稟議を上げる
・効果測定方法を決定する
  ・効果測定ツールを設定する
・掲載原稿の原案を作成する
・広告担当者と打ち合わせを行う
・ゲラ刷り確認を行う
・校了

 

このとき、どの程度まで細かくするか?についてはそれほど気にする必要はありませんが、90分以下で行うことができるレベルまで細かくせねばなりません。

 

また、仕事の段取りも必要な時間として列挙しておかないと、計画通りに実行できません。

 

例えば、移動時間が必要な場合は、移動時間も時間割りに入れてしまうのです。

 

あとは、細かくした上記のリストを、時間割のどこで行うのかを「とりあえず」決める(当てはめる)だけです。

 

まずは、「決める」
これが時間管理の原理原則です。

 

仕事をしていれば、緊急の要件が入ってくるものです。
時間割を決めてしまった後、来客や打ち合わせが発生するなど、予定を変更する必要があるかもしれません。

 

しかも、予定はあくまでも予定であって、計画通りに完璧に進むわけはありません。

 

そうした割り込みがあったときのために、Buffer(バッファー) を予め用意しておきます。

 

計画通りに時間割の範囲で仕事が終わらなかったとき、とりあえず、時間割の通りにその仕事を中断し、次の時間割に移ります。

 

そして、残ってしまった作業は、上記のBuffer(バッファー)に回してしまうのです。

 

あるいは、割り込んできた仕事があった場合、その仕事も90分単位に分割した上、新しい時間割として、既存の時間割と「振り替え」します。

 

後から割り込んできた「時間割」を、元の「時間割」と入れ替えるのです。

 

そして、元の時間割を、Buffer に回せばいいわけです。

 

こうすることで、1日に予定していた作業を時間割の範囲内で終わらせることができるようになります。

 

「先のことはわからないから予定が決まらない」と言っているのは、入れ替えるべき予定が定まっていないために、決めることができないのです。

 

予め時間割を決めておけば、どの時間割なら入れ替えることができるか瞬時に判断できますから、予定をすぐに決定、変更できるのです。

 

この仕組みが上手く回り出すと、Buffer(バッファー)は1日に30分程度でよくなると言われています。

 

実際、どうしても早く帰らなくてはならない日には、すごい集中力を発揮していつも以上のスピードで仕事を仕上げることができるというのは、誰もが経験しているはずです。

 

この仕組みは、時間割を組むことで、こうした拘束時間を限定し、その時間帯だけは高い生産性を出すという考え方です。

 

なお、Buffer(バッファー)は1日単位、週単位、月単位で設定すると、よりフレキシブルに対応できるはずです。

 

このように、実施すべき行動を、いつやるのかを、スケジュール化、手帳に記載するからこそ、確実に目標達成のための行動ができるということになります。

 

さて、余談になりますが、「先のことはわからないから予定が決まらない」と行っている人の多くが、緊急ではないが重要な仕事を疎かにして、緊急且つ重要な仕事に追われるという悪循環に入っていることが多いものです。

 

計画をたて、計画通りに行動するという習慣が身につくと、「緊急ではないが重要な仕事」を真っ先にスケジュール化するようになります。

 

すると、自然と緊急且つ重要な仕事が減ってくるのです。

 

年始に立てた目標とか、経営戦略の多くは、「緊急ではないが重要なこと」を行って初めて達成できるものです。

 

そして、そうした「緊急ではないが重要なこと」を実施すると、トラブル発生確率が減少し、緊急事項が発生しにくくなるのです。

 

時間割仕事術を導入し、実施すべき行動を全てスケジュール化すれば、様々な問題がスッキリと解決してしまうから不思議です。

 

 

編集後記:ブログ更新を時間割化してませんでした

コクヨ Campusダイアリー 2014年1月始まり ウィークリー A5 ニ-C105-14年始から1週間はがっつりと更新していたブログが、先週から停滞中・・・

そこで気がつきました。

「ブログを更新する時間」を時間割に入れてなかった!!

これでは達成できるものもできません。

今日は時間割がいっぱいいっぱいなので、無理ですが、明日からはきちんと時間割りにいれておきます!

 
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岡本 興一

クライアント経営者からは「カウンセラー」と呼ばれている自称「IT活用コンサルタント」。 ホームページ制作の依頼があっても、経営改善のための社長カウンセリングが始まり、なかなか制作が始まらないということで有名。 1971年生まれ。国立大阪大学工学部卒業。 ネットとITに詳しい経営者のサポーターで、仕組み作りのプロフェッショナル。 PHS販売数日本一の通販サイトや、圧倒的な売上を作るホテルのサイトなど多数プロデュースし、インターネットやITを経営に役立てるためのノウハウを常に仕入れ、実践しているだけでなく、経営に関する様々なノウハウ、メソッドの研究を行っており企業の「戦略」策定能力には定評がある。 保有資格:ITコーディネータ / CompTIA e-Biz+ / TCAE /公認情報セキュリティ監査人 / 情報セキュリティアドミニストレータ / CSMS(米国SEW認定SEO/SEM スペシャリスト)など多数
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