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「見直し」では計画を修正してはいけない(2014年01月28日)

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ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か以前に読んだ「ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か」を改めて読み返したところ、新たな発見がいくつもあって驚いてしまった岡本です。

詳しくは編集後記にてお伝えしますね。

さて、今日1月28日は「衣類乾燥機の日」なんだそうです。

「いるい(1)ふん(2)わり(8)」の語呂合せらしいですが、乾燥していると言われるこの冬の時期には、個人的には乾燥機は滅多に使わないので、梅雨の6月頃で語呂合わせできなかったの?と思ってしまうのは、私がひねくれ者だからでしょうか・・・。

 


今日も手帳活用術でご紹介した内容について、もう少し掘り下げてご説明します。

手帳は目標達成のためにこそ存在する(2014年01月08日)

6.日次、週次、月次で、計画と実績の差異を確認し、計画の見直しを行う

「結果を出す人」の手帳の秘密見直しは、基本的には5.の記録の直後に行うことになると思います。

毎日記録をすること、その確認と検討をすることで、日次、週次、月次の見直しが習慣づけ(自動化)されるからです。

 

見直しのポイントですが、基本的には、計画と実績の差異がどんな理由で発生したのかを考えます。

計画を立てたときに、作業にかかる時間の見積が甘かったのであれば、どの程度の時間がさらに必要なのかを考え、不足している時間を、今日、もしくは明日のどこで取り戻すのか?を考えます。

 

とはいえ、時間割仕事術で実施している場合は、取り戻す場所として考えられるのは、Buffer(バッファー)として確保している時間だけになります。

前日に終了できなかったことを、翌日のスケジュール(時間割)を変更して取り組むのは、滅多なことではやるべきではありあません。

もし、そのような時間の管理の仕方をすると、時間割仕事術の最も重要な「時間に仕事を割り当てる」という考え方から逸脱し、仕事に時間を割り当てることになってしまい、一つの遅れた時間割りが発生すれば、その後の全ての時間割りが遅れてしまうということになるからです。

基本的に、遅れが発生した場合は、その仕事は遅れたままにするか、どこかのBuffer(バッファー)を使って取り戻すかの2択になります。

もちろん、非常に重要な仕事で、且つ、どうしても翌日仕上げる必要があるということもあるでしょう。

そうした仕事は、時間割になかった時間を新たに設定することで解決するのが最も確実な方法です。

具体的には、18:00で終了する時間割であったとしても、18:00~19:30という新たな時間を追加し、当日中に終わらせるのです。

学校の時間割りでいえば、「補講」のようなものです。

なお、時間割り仕事術が回り出すと、予定した時間内で終わらない可能性のある仕事が、だんだんとわかってきます。

そうした仕事の時間割りは、はじめから余裕をもって組むようになりますし、Buffer(バッファー)の設定も多めにとるなど、予め準備することができるようになってきます。

そして、日次、週次、月次できちんと差異の発生原因を検討していれば、計画の精度がどんどん上がってきて、知らない間に、立てたスケジュールが確実に守られるようになってきます。

さて、この「見直し」では、計画の見直しを含むと思いがちですが、本来は計画そのものを見直すというのは、滅多に行うべきではありません。

計画と実績との間に差異が発生したのであれば、計画に近づけるために自分の行動を具体的にどう変えるのか?を考えるのが本来の見直しです。

計画そのものを変更してしまうと、いつまで経っても目標を達成させることはできません。

変えるべきは行動であり、計画の変更は最後の手段であると肝に銘じて毎日「行動」の見直しをすることが重要なのです。

 

編集後記:TOCを勉強すると、時間管理の概念が変わります

今日のメルマガでは、PDCAサイクルのA:Action(見直し)フェーズでは、計画の変更は本来行うべきではないと申しました。

これは、TOC(Theory OF Constrains:制約理論)を学ぶと、ある日突然、当たり前だと感じるようになります。

実は、目標達成ができない最大の理由は、目標を達成できないように、計画を変更してしまうからであるというのが、TOCを学べば、簡単にわかるようになります。

個人の目標でも、仕事の目標でも、達成できない現象をモデル化すると、実は至ってシンプルなのです。

大抵は、一つの目標を達成するためには、細かな日々の目標達成が必要となります。

初期段階で、それらの達成ができなかった場合、終了間際には、それらの未達事項が積み重なってしまい、取り返せなくなるのです。

そこで、TOCでは、「山は少しずつ崩す」と言われており、時間割仕事術で述べたように、一気に進めるのではなく、計画した時間割に基づいて、少しずつ取り組むことが、最も簡単に目標を達成させることだと教えてくれます。

ベストセラーとなった「ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か」は、何度も読めば、そんなことまで見えてくるので深い本だと思います。

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岡本 興一

クライアント経営者からは「カウンセラー」と呼ばれている自称「IT活用コンサルタント」。 ホームページ制作の依頼があっても、経営改善のための社長カウンセリングが始まり、なかなか制作が始まらないということで有名。 1971年生まれ。国立大阪大学工学部卒業。 ネットとITに詳しい経営者のサポーターで、仕組み作りのプロフェッショナル。 PHS販売数日本一の通販サイトや、圧倒的な売上を作るホテルのサイトなど多数プロデュースし、インターネットやITを経営に役立てるためのノウハウを常に仕入れ、実践しているだけでなく、経営に関する様々なノウハウ、メソッドの研究を行っており企業の「戦略」策定能力には定評がある。 保有資格:ITコーディネータ / CompTIA e-Biz+ / TCAE /公認情報セキュリティ監査人 / 情報セキュリティアドミニストレータ / CSMS(米国SEW認定SEO/SEM スペシャリスト)など多数
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